A pandemia Covid-19 está a afetar organizações de todas as dimensões e em todos os setores – operacionalmente, financeiramente e ameaçando o bem-estar mental e físico dos colaboradores. Por isso, comunicar eficazmente é crucial para navegar nesta crise. Este guia de orientação oferece orientações práticas sobre como se preparar e superar os desafios de comunicação a enfrentar. Desde informar colegas a criar uma equipa de tarefas contra o coronavírus — tanto na atualidade como no futuro.
Seja autêntico
A forma como a sua organização responde à crise do coronavírus deve ser autêntica. Quer seja ao comunicar internamente quer externamente, certifique-se de que o que diz e como o diz, reflete os valores no coração do seu negócio e cultura. Para promover a consistência e a clareza, deve também identificar um grupo central de porta-vozes com credibilidade, experiência e confiança para comunicar em nome da organização.
Seja transparente
Reconheça as suas responsabilidades para com os colaboradores, clientes e saúde pública. Isso significa abordar o que sabe, reconhecer o que não sabe e encorajar os colegas a seguirem sempre os conselhos de saúde pública. Seja honesto sobre as ações que está a tomar e explique sempre que é necessário fazer alterações em consonância com a situação que está agora em rápida evolução.
Informe regularmente
Uma vez que muitas das pessoas da sua organização se vão encontrar a trabalhar isoladamente, comprometa-se a fornecer informações regularmente. Mantenha-se focado na importância das atualizações de informação que prometeu e, idealmente, use mais do que uma plataforma para o fazer, como a intranet da empresa, as plataformas internas de redes sociais e email. Encoraje os colaboradores a falarem regularmente também, sempre que possível ,através de videoconferências para promover mais interações presenciais.
Lide com os factos
Ao discutir a ameaça em evolução colocada pela Covid-19, partilhe somente detalhes e conselhos que venham de fontes credíveis. A menos que seja uma organização de saúde que trabalhe ativamente no coronavírus, evite comunicar informações médicas em nome de especialistas em saúde pública; em vez disso, direcione as pessoas para estas plataformas de informação de fontes credíveis. Nunca especule ou partilhe comentários não-qualificados.
Priorize os seus colegas
Os seus colaboradores estarão a passar por uma fase de preocupação considerável, em torno da saúde, segurança, segurança no emprego e equilíbrio da sua vida profissional com as necessidades da família. Por isso, dê prioridade à sua equipa, proporcionando oportunidades frequentes para os colegas fazerem perguntas enquanto abordam proativamente as suas preocupações. Isto inclui estar atento e responder a anúncios de política externa que podem afetá-los, como o encerramento de escolas.
Criar uma força-tarefa
Criar um grupo de trabalho interno para supervisionar os esforços de preparação, resposta e continuidade de crises. Isto deve incluir representantes de toda a organização, incluindo liderança executiva, comunicações, RH, finanças, instalações, operações, vendas e legalidade. O grupo de trabalho deve ser habilitado a tomar medidas decisivas e garantir que todas as equipas de liderança estejam totalmente alinhadas com os protocolos de resposta, bem como o conteúdo e o calendário dos anúncios.
Plano de cenário
É vital planear antecipadamente uma estratégia de comunicação para os vários cenários potenciais do coronavírus. Por exemplo, um caso confirmado de Covid-19 dentro da sua organização, um surto maior numa comunidade onde opera, o cancelamento de eventos, encerramentos de instalações e escassez de produtos. Desta forma, o seu plano deve incluir o alinhamento de mensagens, identificar porta-vozes e concordar como e quando divulgar informações. Pode encontrar conselhos sobre como comunicar eficazmente com públicos específicos no Centro Coronavírus Edelman.
Estes são apenas alguns exemplos de como comunicar eficazmente em tempos de pandemia.
Apenas para uso informativo. Não deve ser considerado como aconselhamento médico.
