A pandemia da COVID-19 está a afetar organizações de todas as dimensões e em todos os setores — a nível operacional, financeiro e ao pôr em risco o bem-estar mental e físico dos colaboradores. Uma comunicação eficaz é fundamental para enfrentar esta crise. Este guia oferece conselhos práticos sobre como se preparar e superar os desafios de comunicação que enfrenta — desde informar os colegas até à criação de um grupo de trabalho dedicado ao coronavírus — tanto agora como no futuro.
Seja autêntico
A resposta da sua organização à crise do coronavírus deve ser autêntica. Quer se trate de comunicação interna ou externa, certifique-se de que o que diz e a forma como o diz refletem os valores que estão no cerne do seu negócio e da sua cultura. Para promover a coerência e a clareza, deve também identificar um grupo central de porta-vozes com credibilidade, experiência e confiança para comunicarem em nome da organização.
Seja transparente
Reconheça as suas responsabilidades para com os colaboradores, os clientes e a saúde pública. Isto significa abordar o que sabe, reconhecer o que não sabe e incentivar os colegas a seguirem sempre as recomendações de saúde pública. Seja honesto quanto às medidas que está a tomar e explique sempre que for necessário introduzir alterações, de acordo com a evolução rápida da situação.
Apresente relatórios regularmente
Numa altura em que muitas pessoas na sua organização se verão a trabalhar isoladamente, comprometa-se a fornecer informações regularmente. Mantenha-se focado na importância das atualizações de informação que prometeu e, idealmente, utilize mais do que uma plataforma para o fazer, tais como a intranet da empresa, as redes sociais internas e o e-mail. Incentive também os colaboradores a comunicarem regularmente, sempre que possível através de videoconferências, para promover mais interações cara a cara.
Encare os factos
Ao abordar a evolução da ameaça representada pela Covid-19, partilhe apenas detalhes e conselhos provenientes de fontes credíveis, tais como a Organização Mundial de Saúde ou uma autoridade local de saúde pública. A menos que seja uma organização de saúde a trabalhar ativamente na área do coronavírus, evite comunicar informações médicas em nome de especialistas em saúde pública; em vez disso, encaminhe as pessoas para estas plataformas de informação de fontes credíveis. Nunca especule nem partilhe comentários sem fundamento.
Dê prioridade aos seus colegas
Os seus colaboradores irão passar por um período de grande preocupação relativamente à sua saúde, segurança, estabilidade laboral e ao equilíbrio entre a vida profissional e as necessidades familiares. Dê prioridade à sua equipa, proporcionando oportunidades frequentes para que os colegas possam colocar questões e abordando de forma proativa as suas preocupações. Isto inclui estar atento e reagir a anúncios de políticas externas que possam afetá-los, tais como o encerramento de escolas.
Criar um grupo de trabalho
Crie um grupo de trabalho interno para supervisionar os esforços de preparação, resposta e continuidade em situações de crise. Este grupo deverá incluir representantes de toda a organização, nomeadamente da direção executiva, da Comunicação, dos recursos humanos, das finanças, das instalações, das operações, das vendas e do departamento jurídico. O grupo de trabalho deve ter poderes para tomar medidas decisivas e garantir que todas as equipas de liderança estejam plenamente alinhadas quanto aos protocolos de resposta, bem como ao conteúdo e ao calendário dos comunicados.
Plano de cenários
É fundamental planear antecipadamente uma estratégia de comunicação para os vários cenários potenciais relacionados com o coronavírus. Entre os exemplos contam-se: um caso confirmado de COVID-19 na sua organização, um surto de grande dimensão numa comunidade onde opera, cancelamentos de eventos, encerramento de instalações e escassez de produtos. O seu plano deve incluir o alinhamento das mensagens, a identificação de porta-vozes e o acordo sobre como e quando divulgar a informação. Pode encontrar orientações sobre a Comunicação com públicos específicos no Edelman Coronavirus Center.
Apenas para fins informativos; não deve ser considerado um conselho médico.
A EDC é o parceiro afiliado da Edelman em Portugal. Consulte aqui a notícia original da Edelman.
